Als je een internationale koper bent, kan het oplossen van contractgeschillen ingewikkeld en tijdrovend zijn - maar laat je niet intimideren! In dit bericht beschrijven we onze ervaringen met het oplossen van een recent geschil over contractbreuk en geven we inzichten die we hebben geleerd van het rechtssysteem.
We willen allemaal werken met verantwoordelijke en betrouwbare leveranciers, maar niet elke nieuwe keuze brengt geluk. Dit bleek het geval te zijn toen we een bestelling plaatsten bij een nieuwe fabriek voor een machinale bewerking van 6 meter lange aluminium profielen.
Om een lang verhaal kort te maken, in het begin leek alles goed: er waren een paar monsters gemaakt en goedgekeurd, de monsterbestelling was half afgewerkt en de fabriek toonde zich responsief en ijverig. Het leek erop dat we een goede zakenrelatie konden beginnen... totdat we de ‘grote order’ bij hen plaatsten.
Het bewerken van deze 6 meter lange profielen zou een behoorlijk veeleisende klus worden, omdat we eisten dat er geen krassen of andere oneffenheden op het oppervlak zouden zitten (we hebben deze standaard later iets verlaagd om het werkbaar voor hen te maken). Door deze eis moest de fabriek het afgewerkte oppervlak zeer zorgvuldig controleren; het kwam zelfs voor dat het ruwe materiaal onvolkomenheden bevatte, dus moesten ze die onvolkomenheden identificeren voordat ze het gingen bewerken.
De fabriek verloor al snel het geduld om aan deze klus te werken. Ze hadden veel bestellingen gekregen van andere klanten; ze begonnen ons werk opzij te schuiven en ze negeerden ons herhaalde verzoek om de bestelling op tijd af te krijgen.
We hadden eerder afgesproken om hen de aanbetaling te sturen om de materiaalkosten te dekken, maar door een verkeerde formulering in het contract (en hoewel we een telefoonopname hadden van een mondelinge overeenkomst dat zij verantwoordelijk waren voor de aankoop van de grondstoffen) bleven ze volhouden dat het onze schuld was dat de grondstoffen onvolkomenheden vertoonden.
Wat in ons voordeel was, is dat ze geen schriftelijke aantekening hadden van deze zaak vóór de uiterste leverdatum van de bestelling.
Na twee maanden kozen we een andere leverancier om helemaal opnieuw te beginnen. Na drie maanden begonnen we een rechtszaak tegen de oorspronkelijke fabriek.
Het resultaat van de rechtszitting
De rechtszitting begon om 9.00 uur en eindigde om ongeveer 13.30 uur, dus het was een lang proces. In het begin deden we allemaal ons uiterste best om voor onze standpunten te vechten en de rechter ons bewijs te leveren.
De dingen begonnen drastisch te veranderen toen de rechter begon te bemiddelen, toen ze met de twee partijen afzonderlijk sprak. Toen ik terugkwam in de rechtszaal, stemde de andere partij ermee in om ongeveer $21.500 terug te betalen. Onze eerdere aanbetaling aan hen was ongeveer $27.500. Dat betekende dat, rekening houdend met de advocaatkosten, ons totale verlies ongeveer $7,500 is.
Omdat doorgaan met een rechtszaak nogal tijdrovend is, hebben we ingestemd met deze bemiddeling.
Hoewel we niet al onze verliezen terugkregen, vonden we dit een eerlijk resultaat, gezien de ‘best case’ en ‘worst case’ scenario's die onze advocaat voorafgaand aan de rechtszitting had geschetst.
Hier zijn enkele van onze gedachten of inzichten voor het oplossen van een contractbreukgeschil in China:
Je kunt de zaak winnen, maar nog steeds geld verliezen
Het is niet zo dat als je de zaak wint, je gerechtvaardigd bent om het bedrag aan schadevergoeding te krijgen dat je verwacht.
Naar onze mening zou de overtredende partij een buitensporig bedrag moeten betalen als straf - aangezien zij in gebreke is gebleven. Helaas gaat de wet niet op deze manier te werk. Bij gerechtelijke uitspraken wordt meestal niet volledig rekening gehouden met hoe fout een in gebreke blijvende partij is - en een volledige en rechtvaardige schadevergoeding wordt zelden toegekend.
Nu komt het: door ontoereikend bewijs kun jij (als koper) medeverantwoordelijk worden gehouden voor het schenden van het contract (bijvoorbeeld door te laat te betalen, ook al is het echt onbeduidend)!
Uw vordering tot schadevergoeding wordt mogelijk niet gesteund door de rechter
In veel gevallen zijn de werkelijke of potentiële verliezen als gevolg van contractbreuk moeilijk vast te stellen. Daarom wil je misschien een vast schadebedrag vooraf met de leverancier overeenkomen in je contract. Dit wordt ‘vaste schadevergoeding’ genoemd.
Het is echter lastig om deze clausule correct op te stellen, omdat de rechtbank misschien niet instemt met het volledige bedrag.
Het doel van geliquideerde schade is niet om straffend te zijn, maar eerder om eerlijk te zijn. Dit betekent dat het bedrag van de schade zo dicht mogelijk bij de werkelijke verliezen moet liggen. Anders kunnen beide partijen de rechter vragen om het bedrag te verhogen of te verlagen.
In China gaat men ervan uit dat je voor 130% van de werkelijke verliezen een claim kunt indienen bij de in gebreke blijvende partij zonder veel risico op een neerwaartse bijstelling van de claim door de rechter. In de praktijk zet je echter meestal 4 keer de huidige rente van een banklening - bijvoorbeeld 0,05% per dag als geliquideerde schade voor een te late levering. Een dergelijk bedrag zal meestal door de rechtbank worden ondersteund.
Grote schadevergoedingen kunnen echter nog steeds worden ondersteund met solide bewijsmateriaal
Het is niet noodzakelijkerwijs zo dat grote claims nooit zullen worden ondersteund door de rechter. Hier is een voorbeeld:
Onlangs ontmoette ik een matrijzenmaker. Hij vertelde me dat hij leverancier was voor een grote autofabrikant in China. Volgens hun contract krijgen ze een boete van honderden dollars voor elke minuut vertraging als deze matrijzenmaker de deadline van het contract niet haalt. Het totale bedrag kan enorm zijn als de vertraging een paar dagen bedraagt - om nog maar te zwijgen van weken!
Dit soort schade kan door een rechtbank worden ondersteund omdat de autofabrikant de rechter de maandelijkse (of jaarlijkse) output van zijn productielijn kan laten zien. Als hun productielijn is stilgelegd omdat er geen kwaliteitsonderdelen zijn geleverd, moet de leverancier hun verlies compenseren.
Als kan worden bewezen dat een groot bedrag aan schadevergoeding een werkelijk verlies is, zal het nog steeds worden ondersteund, maar dit zal meestal alleen gebeuren als je een groot bedrijf bent en gevestigd in China.
Moeilijkheden bij het behandelen van een kwaliteitsgeschil
Het is heel gebruikelijk dat de kopende partij wil weigeren te betalen of om terugbetaling wil vragen vanwege de slechte kwaliteit van de ontvangen producten. Als u de koper bent, loopt u normaal gesproken het risico dat u dit geschil verliest.
Wat betreft claims van non-conformiteit van producten (ten opzichte van vooraf overeengekomen criteria), zal het verificatieproces behoorlijk discutabel en tijdrovend zijn. Rechters zijn geen ingenieurs of technici en ze zullen meestal vertrouwen op een derde partij om de kwaliteitskwesties te verifiëren.
Het is eenvoudiger als het geschil draait om een eenvoudig feit, zoals het niet voldoen aan maattoleranties (diameters, lengte en breedte; plaatsgebonden en geometrische toleranties). Als het gaat om meer verfijnde en kwalitatieve kwesties, zoals het uiterlijk, de kwaliteit van de coating, materiaaleigenschappen, enzovoort, zal de verificatie van een fout gecompliceerder zijn en vatbaarder voor geschillen.
Er zijn nog veel meer kwesties rondom het verificatieproces van fouten zelf:
Waar moet de kwaliteitsinspectie worden uitgevoerd?
Hoe kunt u bewijzen dat de producten met kwaliteitsproblemen niet door andere fabrikanten zijn geproduceerd (uitbesteed)?
Welk percentage van het product moet worden geïnspecteerd?
Het hele proces zal lang en ingewikkeld zijn. Dit betekent niet dat u het geschil niet kunt winnen - maar als het mogelijk is, probeer kwaliteitskwesties in rechtszaken te vermijden. Het is veel gemakkelijker om andere contractschendingen aan te klagen, zoals vertraagde levering of betalingsproblemen.
Rechter of bemiddeling?
In veel gevallen is gerechtelijke bemiddeling een eenvoudigere en tijdbesparende oplossing voor beide partijen. In tegenstelling tot particuliere bemiddeling of onderhandeling, heeft gerechtelijke bemiddeling dezelfde rechtskracht als een rechterlijke uitspraak - raak dus niet in de war van het woord “bemiddeling”!
De verschillen tussen een gerechtelijke uitspraak en bemiddeling zijn:
De gerechtelijke bemiddeling is definitief, je kunt er later niet meer tegen in beroep gaan. Dit betekent dat als je het er eenmaal over eens bent, je niet meer van gedachten kunt veranderen.
Bemiddeling door de rechtbank vereist geen harde bewijzen - het is gebaseerd op de aanvaarding door zowel de eiser als de gedaagde.
De rechter hoeft geen verantwoordelijkheid te nemen voor de inhoud van de bemiddeling - want nogmaals, het is overeengekomen en geaccepteerd door beide partijen. Daarom houden rechters van mediation.
De gerechtskosten voor bemiddeling bedragen ongeveer 50% van de kosten voor gerechtelijke uitspraken.
De inhoud van de bemiddeling wordt niet op een officiële website geplaatst en dit helpt om de reputatie van de verliezende partij hoog te houden.
Hier zijn onze drie adviezen voor internationale kopers over hoe om te gaan met een geschil over contractbreuk - of, beter nog, hoe dit geschil in de eerste plaats te voorkomen:
Bewaar de drukproeven, het contract is het belangrijkste!
Je wilt misschien graag je woede uiten op de andere partij - maar rechters worden niet gedreven door emotie: ze zullen alleen oordelen op basis van het bewijsmateriaal.
Juridisch bewijs omvat het contract, inkooporders, e-mails, chatverslagen of zelfs telefoonopnames.
Contracten of inkooporders staan bovenaan de lijst van wettelijke bewijsstukken. Zorg ervoor dat je dingen duidelijk vastlegt: criteria voor kwaliteitsinspectie, leveringsdatum, betalingsvoorwaarden, verzending, verpakking, wanneer het eigendom van de goederen wordt overgedragen, enz.
Houd alles gedocumenteerd! Zo laat je je leverancier zien dat je een professionele inkoper bent en lopen zij risico als ze het contract schenden.
Huur indien mogelijk een advocaat in
Als je niet weet hoe je een goed geschreven contract moet opstellen, huur dan een advocaat in om dit te doen - of om je contract te beoordelen. Dit is een goede manier omdat het niet zoveel kost als het opstellen van een contract vanaf nul, maar het is zeker nuttig.
Onderneem vastberaden actie, wacht niet tot het erger wordt
Ik hoop dat je na het lezen van dit bericht al een idee hebt van wat je kunt verwachten als je juridische stappen neemt na een vermeende fout van een leverancier. Eén les die we hebben geleerd tijdens onze juridische ervaring is: eerder actie ondernemen is altijd beter dan later actie ondernemen.
Er is een juridische term die "anticipatory repudiation" (anticiperende afwijzing) wordt genoemd. Dit betekent dat als je zelfs vóór de contractdeadline voorziet dat de leverancier niet in staat zal zijn om de bestelling op tijd af te ronden, je het recht hebt om hem aan te klagen.